In den letzten beiden Weblogs dieser Reihe haben wir euch die vakanten Positionen des 1. Vorsitz und der Mitgliederbetreuung bereits näher gebracht. Die Interviews könnt ihr euch noch einmal ansehen, falls ihr euch für einen der beiden Posten interessiert.
Die folgenden drei Einträge möchten wir den Positionen widmen, die aktuell nicht neu besetzt werden müssen. Da aber auf der nächsten Mitgliederversammlung wieder Wahlen stattfinden, möchten wir euch die Positionen näher bringen. Die Interviews sollen euch bereits vorher einen Einblick in die Aufgaben gewähren und vielleicht etwas Neugierde wecken. Beginnen werden wir heute mit dem Posten des*der Schatzmeister*in.
Wie kann ich mich melden?
Wenn ihr euch vorstellen könnt den Posten in der Zukunft zu übernehmen und schon einmal mehr wissen wollt, dann könnt ihr eine Nachricht an das Helpdesk schicken. Zum jetzigen Zeitpunkt werden allerdings nur die beiden vakanten Positionen aktiv gesucht.
Melden kann sich jedes volljährige Vereinsmitglied, das gerne frischen Wind hineinbringen möchte. Ein Wohnsitz in der Stadt München oder Umgebung ist keine Voraussetzung.
Kurzbeschreibung der Aufgaben der Position:
Schatzmeister*in:
- Finanzbericht auf der Mitgliederversammlung vorstellen
- Überwachen der Einhaltung des Haushaltsplans
- Rückfragen der Steuerberatung klären
- Unterlagen für den Jahresabschluss für die Steuerberatung vorbereiten
- Kassenbücher erstellen bzw. Vereinsaktive unterstützen
- Bankangelegenheiten für den Verein managen
- Ansprechperson für die Buchhaltungsassistenz
Interview mit Roman Grabowski ( Rmnrai):
1. Welche Aufgaben umfasst der Bereich des*der Schatzmeister*in?
Im Grunde alles was die Finanzen des Verein betrifft. Sei es die Ausarbeitung des Haushaltsplans, oder die monatlichen Abrechnungen der Events. Es umfasst viele verschiedene Gebiete. Wenn ich es mal aufschlüsseln müsste, würde es wiefolgt aussehen:
Finanzbericht für die Mitgliederversammlung
Überwachung des Haushaltsplans und der Budgetpläne
Belegen und Rechnungen nachlaufen
Themen unserer Steuerberatung (z.B. Offene Punkte-Liste wegen fehlender Belege)
Jahresabschluss mit dem Steuerberater
Kassenbücher erstellen oder andere dabei supporten
Ansprechperson und Bevollmächtigte*r für die Vereinskonten und Bank
Regelmäßige Vorstandsbesprechungen
Forecasts und Kalkulationen zur Entwicklung des Vereins
Spendenquittungen und Spendenseite
DATEV Kontrolle
Bei der Kassenprüfung dabei sein
Mitarbeit am Tätigkeitsbericht
Versicherungen vom Verein (das hatte ich aber früher schon gemacht, also keine direkt feste Aufgabe, aber gehört halt mit dazu irgendwie)
Daneben gibt’s aber noch zig andere Sachen, die ich im Verein mache, aber die sind nicht direkt Aufgabe vom Schatzmeister aus meiner Sicht.
2. Mit welchen Problemen/Schwierigkeiten hattest du insgesamt zu kämpfen?
Es ist nicht immer einfach die Leute zu erreichen, vor allem wenn es um Geld und Belege geht. Hier ist oftmals Hartnäckigkeit und Geduld gefragt. Ich versuche den Leuten die Sachen zu erleichtern und stehe fast rund um die Uhr für Fragen zur Verfügung. Am Anfang musste ich mir erstmal einen Überblick verschaffen. Ohne die Hilfe von unserer Buchhaltungsassistentin 
Yuya wäre ich aber etwas aufgeschmissen gewesen.
Das große Problem nach wie vor ist für mich, dass die Unterlagen immer im Vereinsbüro sind, wo man auch immer erstmal hinfahren oder sich was einscannen lassen muss, wenn man etwas nachschauen will. Um diese Vorgänge zu erleichtern und zu beschleunigen, habe ich mich darum bemüht eine Buchhaltungssoftware (DATEV) einzuführen. Allerdings müssen aktuell die Prozesse dafür noch angepasst werden, was leider einiges an Zeit kostet.
Ansonsten ist es auch nicht immer hilfreich, wenn der restliche Vorstand bei allem was mit Geld zu tun hat, nur auf mich schaut. Aber man findet dann schon immer eine Lösung. Leider kamen in den 2 Jahren Vorstandszeit ständig neue unvorhergesehenen Sachen, die es so bisher nicht gegeben hatte. Das hat die Arbeit zusätzlich erschwert.
3. Was sind deine Ziele gewesen? Welche Dinge hast du erreicht? Welche Dinge hast du nicht erreicht und warum?
Meine Ziele waren mehr zu zentralisieren und zu vereinfachen, sowie die Kommunikation bei den Conventions untereinander zu verbessern. Auch wollte ich mehr Transparenz im Verein schaffen.
Erreicht habe ich diese Sachen nur zum Teil. Es kamen leider, wie schon erwähnt, unvorhergesehene Ereignisse, die die komplette Planung über den Haufen geworfen haben. Alles was man sich vorgenommen hat musste erstmal nach hingestellt werden. Ein paar Sachen konnte ich dennoch umsetzen:
Alle Conventions nutzen jetzt Pretix als Ticketsystem (auch einige Treffen)
EC-Kartenterminal für alle Events verfügbar
DATEV Einführung gestartet und angefangen eine Onlinebelegesystem aufzuziehen zur einfacheren Einreichung für die Projekte (zieht sich leider wegen anderen wichtigeren Prioriäten)
Spendenseite für den Verein bei Betterplace.org erstellt
Amazon Business Account erstellt und erste Tests mit Cons abgeschlossen für eine zentrale Einkaufsstelle
Regelmäßiges Feedback von den Vorstandssitzungen an die Vereinsaktiven im Aktivenrat (hätte aber noch mehr sein können)
4. Was sollte man als Schatzmeister*in unbedingt mitbringen?
Geduld, Hartnäckigkeit und auch Zeit. Mit Zahlen und Geld umgehen zu können wäre natürlich auch von Vorteil, aber da kommt man mit der Zeit auch rein. Wenn man sich mit steuerlichen Bestimmungen auskennt, ist das bestimmt auch nicht verkehrt. Es ist aber kein Muss, denn dafür haben wir ja auch die Steuerberatung. Man muss eventuell viel nachlesen und mal was recherchieren, weil es sonst auch niemand weiß im Verein.
5. Wie viel Zeit investierst du wöchentlich/monatlich in deine Aufgabe?
Das ist schwer zu sagen, weil sich das mit den restlichen Sachen, die ich im Verein mache, vermischt und teilweise nahtlos ineinander übergeht. Mit 20h im Monat muss man aber denke ich schon mindestens rechnen. Kann aber schnell auch mal das fünffache sein.
6. Was würdest du einem*einer möglichen Nachfolger*in raten?
Es sollte dir klar sein, dass du hauptzuständig für die Buchhaltung des Vereins bist. Du hast eine Assistentin, die dich dabei unterstützt, aber nicht alles alleine machen kann. Verscherz es dir niemals mit ihr. Gib ihr Kaffee und Kuchen.
Ansonsten sollte man darauf eingestellt sein, dass man auch mal etwas mehr Zeit für die Sachen braucht, weil man etwas nachlesen oder raussuchen muss. Man sollte Sachen nicht zu lange liegen lassen und regelmäßig Rücksprache halten, damit alles läuft.
7. In welchen Punkten/an welchen Stellen hat der Verein Nachholebedarf?
Transparenz und Kommunikation. Zwei Themen, die leider nicht immer einfach umzusetzen sind, weil man natürlich auch keine internen Dinge an Externe weiter geben kann. Dennoch sollte mehr nach außen kommuniziert werden, was im Verein aktuell passiert. Das funktioniert aber auch nur wenn alle mitmachen und das ist leider oftmals nicht der Fall. Auch sollte mehr gezeigt werden, wo der Animexx e. V. überall mitarbeitet, mitwirkt und unterstützt - sei es als Geldgeber oder Verwaltungsteil.
8. Sollte man als Schatzmeister*in gut in Mathe sein?
Na ja, mit Zahlen sollte man schon umgehen können, aber Mathe braucht man da in der Regel eher selten. Dafür gibt es Taschenrechner. Im Grunde ist hier die Sorgfalt wichtiger. Man sollte hartnäckig nachprüfen, ob die Zahlen im Kassenbuch oder auf der Abrechnung mit dem Beleg übereinstimmen und ob alles da ist.
9. Stichwort Onlinepräsenz – wie viel Bedeutung hat die Webseite für den Verein?
Die Online-Community mit der integrierten Vereinsseite, ist neben den Offline-Events das Aushängeschild. Viele wissen leider gar nicht, dass hinter Animexx.de ein Verein steht. Der Verein ist auch mit seinen vielen Projekten online viel vertreten. Für fast alles gibt es eine eigene Internetauftritt und auch Social Media Accounts. Ohne die Onlinepräsenz würden wir ja gar nicht miteinander kommunizieren können. Also ist online immer ein wichtiger Punkt. Daher bin ich froh, dass der Verein und die Community eine neue Webseite erhalten.
10. Was wünschst du dir für die Zukunft des Vereins?
Wieder mehr aktive Vereinsmitglieder zu haben. Es kommt leider wenig Nachwuchs, der auch aktiv was übernehmen möchte innerhalb des Vereins. Die Messlatte wurde von den „alten Hasen“ mittlerweile so hoch angesetzt, dass es evtl. nicht mehr so einfach ist für neue Leute aktiv zu werden.
Ansonsten würde ich mir wünschen, dass wir es hinbekommen eigene Locations für Treffen zu haben, sodass die Suche nach einem passenden Ort für Treffen erleichtert wird. Mehr Vereinsmitglieder, die auch jährlich zeitnah zahlen, wären für die Zukunft hilfreich. Außerdem regelmäßige Spenden, damit man besser in die Zukunft planen kann. Je mehr Gelder der Verein über diese Wege bekommt, desto mehr können wir im Verein damit auch machen.
Falls noch Fragen offen sind oder ihr auch nur einmal in das Leben eines Vorstandsmitgliedes reinschnuppern möchtet, könnt ihr gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Wir freuen uns auf eure Nachrichten!
Zeichnung: 
Zeichnung: 
Regenbogen-Woelfin
